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Sistemes de gestió documental

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Sistema de gestió documental: el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible. 

Article 2 de la LLEI 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents

  

 

¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA?

La gestión de documentos electrónicos de archivo es compleja y exige la correcta aplicación de una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema –un SGDEA– que colme tales necesidades precisa software especializado, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos. En todos los casos, siempre tendrán que existir procedimientos y políticas que complementen la gestión de forma manual. La naturaleza del SGDEA variará según la organización.

 

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo: especificación MoReq. [Consulta: 16 junio 2008].

Disponible en: http://www.csi.map.es/csi/pdf/MoReqEsp_r.pdf

 

  

¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de documentos electrónicos? (SGD, SGDE)

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records management que tanto puede significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en "records management".

En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

 

Wikipedia, la enciclopedia libre. Gestión documental. [Consulta: 16 junio 2008].

Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental#Introducci.C3.B3n

 

Última modificación: Enero 2010
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