PETIC 2021, el full de ruta per a un nou model de serveis TIC

Migració del correu electrònic de la UPC al núvol

En la línia del PETIC 2021, el Consell de Govern del 8 d’octubre ha aprovat la migració del servei de correu electrònic corporatiu al núvol.

Tant el correu electrònic com l’agenda del PAS, el PDI i l’estudiantat migraran a la plataforma Google G Suite, mentre que com a repositori de fitxers es disposarà de dues plataformes: Google Drive incorporat a la Suite de Google com a espai personal del PAS, PDI i estudiantat, i una solució d’infraestructura pròpia per mantenir dades en local que, per les seves característiques, cal que siguin gestionades amb política de seguretat UPC.

L’objectiu d’aquesta mesura és disposar dels serveis esmentats seguint les tendències tecnològiques actuals i buscant la millor relació qualitat preu. La implantació d’aquesta mesura comportarà un estalvi anual d’aproximadament 181.800 euros l’any.


Més de 120 persones de diversos col·lectius han participat en l’elaboració del Pla estratègic TIC de la UPC (PETIC 2021), emmarcat dins del Pla d’actuacions UPC 2018-2021, i que traça el full de ruta per implantar un nou model de serveis TIC a partir d’aquest curs acadèmic. En aquesta línia, el Consell de Govern ha aprovat la migració del servei de correu electrònic corporatiu al núvol.

21/10/2019

L’objectiu del Pla estratègic de les TIC (PETIC 2021) de la Universitat Politècnica de Catalunya · BarcelonaTech (UPC) és definir el model de Serveis TIC del que s’ha de dotar la Universitat per donar suport a l’estratègia global de la institució. Es tracta de dissenyar un serveis TIC àgils, flexibles i focalitzats als usuaris i usuàries, i especialment en l’estudiantat, que permetin prendre decisions informades i una administració efectiva i eficient.

L’elaboració del PETIC es va impulsar l’octubre del 2018, en el marc del Pla d’actuacions UPC 2018-2021, que preveu transformar la UPC en una universitat plenament digital.

El resultat ha estat un procés participatiu en el qual han intervingut unes 120  persones de diferents col·lectius i serveis, que han d’avaluat els sistemes d’informació, les infraestructures, els mètodes de treball i la seguretat de la UPC, entre d’altres, tant de l’àmbit corporatiu com de les Unitats Transversals de Gestió (UTG).

La primera fase (AS IS) ha analitzat separadament  les TIC corporatives i les TIC de les UTG, tenint en compte les aplicacions, la infraestructura tecnològica, els processos operatius i de gestió de les TIC, la seguretat, les persones i el seu talent, i, finalment, el govern, organització i cost de les TIC.
 
Dimensions analitzades a l’elaboració del PETIC 2021
 Dimensions analitzades e l’elaboració del PETIC 2021

 
En la segona fase, (TO-BE), i a partir del diagnòstic previ, s’han identificat els escenaris que es volen assolir i les alternatives, les quals han permès identificar les 18 iniciatives estratègiques en les quals es focalitzarà l’acció del PETIC 2021.
 
Finalment, a la tercera fase, (TO-DO), s’han prioritzat els projectes i s’ha elaborat el pla de desplegament en cada àmbit d’actuació. En total, més de 100 projectes que conformen el full de ruta del Pla estratègic TIC (PETIC) fins l’any 2021.

Els 10+1 àmbits
En base a les conclusions, s’han detectat deu àmbits d’actuació sobre les quals cal posar el focus per resoldre de manera prioritària, als quals se suma un de govern: la re-definició del model operatiu, el qual ha de tenir un bon encaix entre l’àrea TIC dels Serveis Generals i les UTG de la UPC. Són els següents:


  1. Sistemes de planificació de recursos (ERP) econòmic i de personal. Es proposa actuar sobre els sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP) basats en programari SAP. Respecte al SAP Econòmic es pretén completar i evolucionar l’actual ERP, mentre s’analitzen possibles solucions aprofitant sinergies amb altres universitats catalanes. Sobre l’ERP Personal, s’iniciarà un procés de migració a una solució més eficient, automatitzada i adaptada.

  2. Administració electrònica. Es vol fer una aposta decidida completant l’ecosistema d’eines i sistemes actuals per facilitar la transformació digital dels processos (registre, identitat, signatura, gestor d’expedients,  gestor documental, notificacions electròniques...), a l’hora que s’avalua i es fa vigilància tecnològica de les solucions integrades del mercat i de les experiències d’altres universitats.
  3. Gestió de la recerca. Es crearà una plataforma universal de suport a la recerca per donar cobertura a totes les etapes del cicle de vida de la recerca amb integració de dades i d’unitats implicades. També està prevista una oferta basal de serveis al núvol específiques per a la implementació de la recerca.

  4. PRISMA. L’actual sistema d'informació per a la gestió dels estudis de la UPC està en risc d’obsolescència tecnològica i funcional. El PETIC articularà un estudi del model futur de desenvolupament de l’ERP acadèmic de la UPC i les possibilitats de continuar amb el model internalitzat de desenvolupament a mida o inclinar-se per alguna de les solucions existents en el mercat (SIGMA i UniversitasXXI).

  5. Ecosistema acadèmic de les UTG. Cal reduir l’alt grau de duplicitat d’aplicacions locals fetes a mida en l’àmbit de la gestió acadèmica. Per fer-ho, s’establirà un govern de les TIC a nivell UPC que permeti prioritzar els projectes amb visió global i desenvolupaments cooperatius.

  6. Business Intelligence (BI). Un dels objectius del Pla d’Actuacions és l’accés integrat a la informació precisa i de qualitat necessària per prendre les millors decisions, per això es desplegarà una estratègia de BI i de govern de les dades global i comú. El projecte de BI s’abordarà per fases i la primera  abordarà l’anàlisi del rendiment acadèmic.

  7. Relació amb l’estudiantat. Ja està en una etapa avançada de desenvolupament una app especialment dissenyada per a l’estudiantat amb funcionalitats que aquest col·lectiu ha seleccionat com a essencials a la seva vida universitària (gestió d’horaris, consulta de notes, reserva d’espais...). El PETIC també preveu integrar noves eines per millorar la docència, així com processos vinculats a la millora de l’experiència universitària.

  8. Disseny de nous serveis. S’unificaran estàndards, metodologies de gestió, tecnologies i eines comuns i compartides, que afavoreixin el treball col·laboratiu, així com la compartició i reutilització de les solucions entre tots els TIC de la UPC.

  9. Serveis bàsics per al PDI i el PAS. S’estandaritzaran un conjunt d’equipaments i de serveis bàsics universals per PDI i PAS (punt únic d’atenció, portal de serveis, repositori de fitxes, correu i agenda i gestió de les estacions de treball del PAS).

  10. Compres i inversions TIC. Cal determinar un marc de finançament comú dels serveis TIC que sigui sostenible i permeti optimitzar la despesa global, especialment en aspectes més de commodity que no suposen cap avantatge estratègica.  Aquest enfocament implica identificar tipologies d’actius que afavoreixen l’estandardització (equips de xarxa, ordinadors del PAS...) i fer una anàlisi acurada d’un model de finançament assumit centralitzadament de les inversions a fi de racionalitzar la despesa i proporcionar el nivell de servei mínim que demanada l’organització.

  11. 10 + 1. Governança i organització. Per garantir l’èxit del Pla estratègic, cal millorar l’actual model de governança TIC evolucionant cap a un model de Govern federat de les TIC que permeti harmonitzar les TIC corporatives i les locals. L’àmbit d’aquesta governança inclourà la priorització dels projectes i inversions estratègicament alineats (cartera estratègica de projectes TIC), un marc de finançament sostingut i sostenible, un model de gestió de serveis comuns, i els mecanismes per a la participació de les unitats en la presa de decisions.


Àmbits a resoldre en el marc del PETIC 2021
Els 10+1 àmbits que s’abordaran en el marc del PETIC

Unificar des d’una visió global
El PETIC es va presentar a la comunitat universitària el 24 de juliol i específicament al personal TIC de la UPC, el 25 de juny. El vídeo d’aquesta darrera presentació es pot veure a UPCtv.

El vicerector de Transformació Digital, Agustín Fernández, defineix el Pla estratègic com “un full de ruta que tracta de reordenar per poder prioritzar els projectes i que vol aportar, sobretot, una visió més global la política TIC”, en una entrevista recent en la qual aprofundeix sobre la política de transformació digital de la UPC en general i el PETIC 2021 en particular.