Congrés UPC

Què entenem per congrés UPC?

Un congrés UPC és qualsevol trobada d'un grup com a conseqüència d'una convocatòria tramesa des de la UPC, o en nom seu, amb un programa d'activitats determinades i conegudes de l'àmbit propi de la Universitat. En aquest sentit un congrés UPC pot ser una reunió, un seminari, una jornada, un simposi, un congrés, un workshop o similars.

 

Com organitzo un congrés UPC?

  1. Adreça’t a la Unitat de Suport a la Recerca (USR), de la Unitat Transversal de Gestió (UTG) del teu àmbit i informa de la iniciativa.

  2. La USR o el CTT crearà un projecte específic per al congrés on imputarà la totalitat dels ingressos i despeses. Aquest projecte serà codificat com a T en la terminologia pròpia del Centre de Transferència de Tecnologia. S’establirà la identitat del professor responsable del projecte que alhora ho serà del congrés.

  3. Quan finalitzi el congrés i fins com a molt tard 1 mes després, el professor responsable haurà de realitzar la liquidació d’ingressos i despeses del congrés al projecte.

  4. Immediatament després de la liquidació d’ingressos i despeses del congrés, la USR o el CTT retindrà un overhead del 17,7% que és el previst pels congressos a l’apartat 14 de Tarifes i Preus del Pressupost 2018, sempre que el resultat del congrés (ingressos menys despeses) sigui positiu.

  5. La USR o el CTT tancarà el codi de projecte T. En cap cas, pot mantenir-se obert en previsió d’una nova edició del mateix congrés o d’un altre.

Quina modalitat d’organització escullo?

Quan t’enfrontis amb la necessitat de preparar un congrés potser hauràs de prendre decisions en relació a la reserva d’espais, la gestió de les inscripcions, l’elaboració de la pàgina web del congrés, la reserva de bitllets de transport i d’allotjament pels foranis, els productes de marxandatge, serveis de traducció, audiovisuals, caterings, coffee breaks, visites, guies, programa social, secretaries tècniques i científiques del congrés, impressions, pla de comunicació ...

El llistat d’aspectes a considerar i resoldre varia en funció de la complexitat del congrés. En essència, aquesta dificultat augmenta amb el nombre d’inscrits i el grau d’internacionalització.

Quan la complexitat del congrés ho requereix pots optar per encomanar l’organització parcial o total a una  empresa Organitzadora Professional de Congressos o OPC.

Externalitzo tota l’organització del congrés a una empresa Organitzadora Professional de Congressos o OPC

El Grup de Recerca o Departament que externalitzi parcialment o tota l’organització del congrés caldrà que formalitzi un contracte entre l’empresa i la UPC. Per fer-ho és d’aplicació la llei 9/2017 de 8 de novembre de Contractes del Sector Públic i per tant està sotmes a un procés de licitació si l’import del VEC superar els llindars del contracte menor.

Contacteu, si s’escau, amb el Servei de Contractació i Compres per iniciar l’expedient de contractació a través del següent correu: (planificar.licitacions@upc.edu)

Organitzo el congrés UPC amb mitjans propis de la Universitat

El Grup de Recerca o Departament que organitza el congrés UPC utilitzarà el seu propi personal per preparar-lo. Això és, reservar espais, elaborar la pàgina web del congrés, encarregar caterings i coffee breaks, definir i posar en marxa les secretaries tècnica i científica, etc.

En aquest cas, el cobrament de les inscripcions serà rebut per la USR, Unitat de Suport a la Recerca, de la UTG de l’àmbit al qual pertanys. La USR:

  • Obrirà un compte corrent a nom de la UPC on s’ingressaran els imports de les inscripcions al congrés.
  • Garantirà l’emissió de les factures de les inscripcions als participants del congrés.