Obligacions i documentació

• A la teva e-Secretaria, apartat Mobilitat/Estada de Mobilitat, pestanya Documentació:

  - Pots descarregar-te la documentació.

  - Pots lliurar-la, un cop signada.

  - Podràs veure quina està pendent de lliurar i, si ja ho has fet, si aquesta ha estat validada.

• És obligatori presentar tota aquesta documentació, es gaudeixi de beca o no.
• El centre et podria requerir més documentació per gestionar el reconeixement de crèdits.
• Més informació sobre les obligacions dels beneficiaris a la convocatòria.

L’acord financer o conveni de subvenció és un document que se signa entre les universitats i els estudiants que participen en les estades de mobilitat i estableix els drets, les obligacions i les condicions aplicables a la subvenció, si escau, per a l’execució d’una activitat de mobilitat en el marc del programa Erasmus.

Aquest document consta d’un apartat de condicions, en el que es fixen el període de l’estada, import i forma de pagament de l’ajut, si escau i els drets i les obligacions dels participants en el programa.

El document s’acompanya de 2 annexos:

• El learning agreement, en el cas d’estades per a estudis, i el training agreement en el cas d’estades de pràctiques.
• La carta de l’estudiant Erasmus+

Aquest document l’heu signar obligatòriament tots els participants en el programa Erasmus+ tant si rebeu finançament (ajut), com si no (Beca zero).

El document es genera a la teva e-Secretaria:

• un cop la credencial està en estat "tramitació d'ajut", i
• hi ha introduït el número de compte bancari de mobilitat,
• hi ha un ordre SEPA vigent,
• i des de l'SGA s'han introduït els dies de l'estada i import de l'ajut (o beca 0).

Un cop generat, rebràs un avís de que ja el pots signar digitalment a través del portafirmes de la UPC.

Si es produeix una diferència en les dates o els imports previstos inicialment en el conveni financer, caldrà signar digitalment una addenda que incorpori aquests canvis, a través del portafirmes de la UPC.

La UPC es reserva el dret de canviar l’assignació de les estades a un o altre projecte dels indicats a la convocatòria, si hi ha una diferència significativa respecte les dates de l’estada previstes inicialment.  

Les dates inici i fi de l’estada de pràctiques que consten al teu expedient acadèmic han de coincidir amb les dates indicades en el Training Agreement – TA.

La tipologia de pràctiques de l’estada de Prisma (curriculars o extracurriculars, crèdits o TFE modalitat D) i el reconeixement de les mateixes que consti al Training Agreement – TA ha de coincidir amb la de l'expedient acadèmic i el TA i ha de ser coherent amb el tipus de matrícula de mobilitat pràctiques feta pel centre.

El model normalitzat per aquesta convocatòria és el següent: 

Ha d'estar signat per tu, pel centre de la UPC, i per l’empresa, institució o entitat d’acollida.

Una vegada signat per totes les parts cal que el lliuris a través de l'e-Secretaria, per tal que el centre el validi, si s'escau. 

La UPC realitzarà el registre de les pràctiques a la Tresoreria General de la Seguretat Social, per aquest motiu has d'acreditar estar en possessió del Número de la Seguretat Social (NUSS).

El centre ha de revisar i validar aquest document i incorporar el número a l'apartat dades personals del teu expedient, abans de les dates indicades en el calendari d'actuació de les convocatòries d'ajuts.

Si no disposes d’aquest document pots sol·licitar-lo a través del tràmit en línia a la seguretat social o bé presencialment a les oficines de la vostra zona. 

Aquest requisit és imprescindible per poder començar a gestionar l’acord de pràctiques (Training Agreement - TA) amb l’oficina de mobilitat del centre de la UPC en què estàs matriculat i que la UPC pugui gestionar l’alta abans de la data d’inici de les pràctiques i la baixa en la data de fi de les pràctiques.

En cap cas es poden gestionar altes a la seguretat social un cop iniciades les pràctiques.

Cal que lliuris l'ordre SEPA, només en el cas que l'ordre SEPA no consti com a vigent.

Document disponible l’e-Secretaria, apartat "Estudiants/Les meves dades/Comptes bancaris".

Ha d'estar signat pel titular del compte bancari.

Un cop signat, cal que el lliuris a través de l'e-Secretaria.

Has d'informar el compte on vols percebre l'ajut: accedeix a l'e-Secretaria, apartat "Estudiants/Mobilitat/Estada de mobilitat", pestanya "Dades de mobilitat" i afegeix el número IBAN.

Has de disposar obligatòriament d'una assegurança que garanteixi, com a mínim, les prestacions següents:

• L’atenció sanitària, incloses les proves diagnòstiques i intervencions quirúrgiques.
• Cobertura per accidents en el país de destinació.
• Repatriació en cas de defunció.

Pots contractar l’assegurança i pujar el certificat a l'e-Secretaria, on l’Oficina de Relacions Internacionals del centre el validarà.

Si arribat el moment de la matrícula no s’ha dipositat i validat el document, l’import de l’assegurança obligatòria es cobrarà juntament amb la matrícula, llevat de les estades als EUA i Canadà en què l’assegurança obligatòria es contractarà abans de la matrícula.

En el cas que iniciïs l’estada abans d’haver realitzat la matrícula a la UPC, has de contractar l’assegurança directament per estar cobert des del primer dia i penjar el certificat a la teva e-Secretaria abans del període de matrícula.

Tota la informació relativa a l’assegurança obligatòria es pot consultar al web del Gabinet de Relacions Internacionals de la UPC.

Cal realitzar aquest test en iniciar l'estada, a través de la plataforma OLS.

Cal registrar-se i accedir a la comunitat de l’idioma en el què vulguis fer el test de nivell. Consulta les instruccions.

Has de penjar l’evidència d'haver realitzat el test d'idiomes, a l'e-Secretaria. En aquesta evidència ha de constar el teu nom i cognoms, data de realització, idioma i nivell. 

En aquells casos en què la llengua de l’empresa, institució o entitat de destí sigui la teva llengua materna, ho hauràs de notificar a través de la plataforma d’atenció a l'usuari en línia DemanaSGA.

Models disponibles a l'e-Secretaria, apartat Mobilitat/Estada de mobilitat, pestanya Documentació.

Has de lliurar els dos certificats, signats i segellats, a través de l'e-Secretaria:

• Certificat d'incorporació expedit per la institució receptora on consti la data d’inici real de l’estada.

• Certificat d'estada expedit, signat i segellat per l'empresa, institució o entitat receptora amb indicació de les dates d’inici i final reals de l’estada i data de signatura del certificat. La data d’inici de l’estada ha de coincidir amb la data d’inici del certificat d’incorporació. Aquest document no pot estar signat amb anterioritat a la data de finalització ni pot estar ratllat o esmenat.

El centre podrà requerir, si escau, més documentació per gestionar el reconeixement de crèdits.

Cal emplenar l’enquesta final d’estada “participant report” que et farà arribar la Unió Europea per correu electrònic des de l’adreça EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu.

Aquest informe es fa en línia i és obligatori per a tots els participants del programa Erasmus+, independentment de si tenen beca o no.

Cal respectar la normativa de la institució de destinació, així com la legislació general del país d’estada.

Cal retornar l’import íntegre o proporcional de l’ajut concedit en cas de renúncia total o parcial de l'estada sense existir causa de força major, així com en aquells casos en els que existeixi una errada de càlcul dels imports a percebre.

La no devolució d'aquests imports implica la suspensió temporal dels serveis acadèmics.